Rodo

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych
przez Zakład Gospodarki Lokalowej w Mikołowie

Na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej RODO)

informujemy, że:

I. ADMINISTRATOR DANYCH
Administratorem danych osobowych jest Zakład Gospodarki Lokalowej (zwany dalej ZGL) z siedzibą w Mikołowie przy ul. Kolejowej 2, reprezentowany przez Kierownika. Dane kontaktowe Administratora: Zakład Gospodarki Lokalowej, ul. Kolejowa 2, 43-190 Mikołów, telefon (32) 324-26-00.

II. INSPEKTOR OCHRONY DANYCH
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować w sprawach związanych z ochroną danych osobowych i realizacją praw z tym związanych albo pisemnie na adres siedziby Administratora wskazany w pkt I, albo poprzez pocztę elektroniczną na adres e-mail: grzegorz.szymanski@mikolow.eu.

III. PODSTAWA PRAWNA I CELE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
1. Przetwarzanie danych osobowych przez ZGL może odbywać się w związku z realizacją przez ZGL zadań publicznych wskazanych na stronie internetowej ZGL w zakładce „O NAS”, w szczególności w zakresie zarządzania zasobami lokalowymi Gminy Mikołów oraz w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na ZGL przy realizacji tych zadań (przetwarzanie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
2. Dane osobowe mogą być również przetwarzane przez ZGL w celu zawarcia i wykonania umowy, której stroną jest Gmina Mikołów reprezentowana przez ZGL i której przedmiotem jest wykonywanie na rzecz ZGL pracy, zakup usług, zrealizowanie dostaw lub robót budowalnych (przetwarzanie na podstawie  art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
3. W pozostałych przypadkach dane osobowe mogą być przetwarzane przez ZGL na podstawie zgody udzielonej przez osobę, której dane dotyczą. W takim przypadku przetwarzanie odbywa się w zakresie i w celu określonym w treści zgody (przetwarzanie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO). 
4. Po realizacji głównego celu, dla którego dane osobowe zostały przez ZGL pozyskane mogą one być dalej przechowywane wraz z dokumentacją, w której są zawarte wyłącznie do celów archiwalnych, zgodnie z wymogami określonymi w przepisach o zasadach prowadzenia działalności archiwalnej (przetwarzanie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

IV. INFORMACJA O WYMOGU/DOBROWOLNOŚCI PODANIA DANYCH OSOBOWYCH ORAZ O KONSEKWENCJACH ICH NIEPODANIA
Podanie Administratorowi swoich danych osobowych może być:
- wymogiem ustawowym – wówczas, gdy podanie ZGL danych osobowych jest obowiązkowe, gdyż wynika z przepisów prawa albo jest niezbędne do realizacji przez ZGL jego zadań publicznych, wykonania usługi lub spełnienia żądania, przy czym konsekwencją niepodania tych danych będzie brak możliwości zrealizowania przez ZGL jego zadania, wykonania usługi lub spełnienia żądania,
- wymogiem umownym lub warunkiem zawarcia umowy – wówczas, gdy podanie danych osobowych jest niezbędne do prawidłowego i skutecznego zawarcia umowy z ZGL i jej wykonania, przy czym konsekwencją niepodania wymaganych przez ZGL danych osobowych będzie brak możliwości zawarcia  umowy z ZGL i jej wykonania,
-dobrowolne – gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą w celu określonym w treści zgody, przy czym konsekwencją niepodania danych będzie brak możliwości zrealizowania tego celu.

V. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH W KORESPONDENCJI E-MAIL Z ZGL
Administratorem danych osobowych zawartych w treści korespondencji e-mail prowadzonej z ZGL jest Administrator wskazany w pkt I. Przesłanie korespondencji elektronicznej do ZGL świadczy o udzieleniu świadomie i dobrowolnie zgody na przetwarzanie przez ZGL danych osobowych przekazanych w treści wiadomości. Zakres i cel przetwarzania tych danych oraz okres ich przechowywania zależny będzie od charakteru sprawy będącej przedmiotem korespondencji. W przypadku odmowy wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych, prosimy o jednoznaczną wiadomość zawierającą oświadczenie o braku zgody na przetwarzanie danych osobowych wraz z żądaniem ich usunięcia.  W takim przypadku dane osobowe zostaną usunięte wraz z korespondencją e-mail w zakresie, w jakim ich dalsze przetwarzanie przez ZGL nie jest uzasadnione z uwagi na powszechnie obowiązujące przepisy prawa lub konieczność wykonania przez ZGL obowiązków wynikających z przepisów prawa i spowoduje zakończenie dalszej korespondencji ze strony ZGL.
Wiadomości e-mail wysyłane przez ZGL oraz wszelkie załączane do nich pliki mają charakter poufny, co oznacza, że są przeznaczone wyłącznie dla uprawnionych do ich otrzymania adresatów.
Jeżeli wiadomość e-mail wysłana przez pracownika ZGL została doręczona omyłkowo innemu adresatowi niż uprawniony do jej otrzymania prosimy o jej trwałe usunięcie oraz o poinformowanie o takim zdarzeniu telefonicznie na nr tel.: (32) 324-26-00 w. 202 lub mailowo na adres: zgl@zgl.mikolow.eu.

           
VI. ŻRÓDŁA POCHODZENIA DANYCH
W celu realizacji swoich zadań ZGL pozyskuje dane osobowe:
- bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą – w szczególności w celu wykonywania przez ZGL zadań  w zakresie zarządzania zasobami lokalowymi Gminy Mikołów lub w celu zawarcia z daną osobą umowy i jej wykonania,
- od Urzędu Miasta Mikołów – w zakresie danych najemców lokali gminnych znajdujących się w umowach najmu lokalu zawartych przez Gminę Mikołów reprezentowaną przez Urząd Miasta (umowy te są przekazywane przez Urząd Miasta do ZGL w celu realizacji przez ZGL jego zadań związanych z wykonywaniem tych umów np. w zakresie rozliczania opłat z tytułu najmu lokalu),
-od innych podmiotów i instytucji publicznych – w przypadkach określonych w przepisach prawa.

VII. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH
Odbiorcami danych osobowych przetwarzanych przez Administratora (tj. podmiotami lub osobami, którym dane mogą zostać przez Administratora ujawnione) mogą być:
-osoby upoważnione przez Administratora do przetwarzania danych osobowych (w szczególności upoważnieni pracownicy ZGL),
-organy i instytucje uprawnione do otrzymania od ZGL danych na podstawie przepisów prawa w związku z realizacją nałożonych na ZGL obowiązków (np.: obowiązków podatkowych lub z zakresu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych),
-podmioty będące dostawcami systemów teleinformatycznych wykorzystywanych przez ZGL do realizacji jego zadań, z którymi wiąże się przetwarzanie danych osobowych oraz podmioty świadczące asystę i wsparcie techniczne przy korzystaniu z w/w systemów w ramach zawartych z nimi umów,
-podmioty lub osoby świadczące na rzecz ZGL usługi pocztowe lub kurierskie w zakresie danych niezbędnych do doręczenia korespondencji (w przypadku korespondencji prowadzonej w postaci tradycyjnej - papierowej),
-podmiot będący dostawcą usługi poczty elektronicznej, tj. firma home.pl Spółka Akcyjna z siedzibą w Szczecinie w zakresie danych zawartych w treści korespondencji mailowej prowadzonej z ZGL,
-inne podmioty, którym na podstawie zawartych z ZGL umów ZGL powierzył przetwarzanie danych osobowych w określonym w umowie celu i zakresie (w szczególności podmioty wykonujące na rzecz ZGL różnego rodzaju usługi dot. utrzymania gminnych zasobów lokalowych i związane z udostępnieniem danych lokatorów gminnych lokali w celu ich wykonania).
W zakresie stanowiącym informację publiczną dane stanowiące taką informację mogą zostać ujawnione każdemu zainteresowanemu taką informacją lub opublikowane na stronach internetowych Biuletynu Informacji Publicznej ZGL – zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o dostępie do informacji publicznej.

VIII. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH
Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania określonego w pkt III oraz po tym okresie – do celów archiwalnych przez czas określony w przepisach nakładających na Administratora obowiązek archiwizowania dokumentacji poszczególnych rodzajów spraw, zgodnie z ich kategorią archiwalną.

IX. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ
Na zasadach określonych przepisami RODO osoby, których dane dotyczą mają prawo do żądania od Administratora:
-dostępu do treści swoich danych osobowych,
-sprostowania danych, które są nieprawidłowe,
-usunięcia danych, które są przetwarzane niezgodnie z prawem albo nie są niezbędne dla realizacji celów, o których mowa w pkt III lub do celów archiwalnych,
-ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych (wstrzymania operacji na danych stosownie do złożonego wniosku).
Zakres każdego z w/w praw oraz sytuacje, w których można z nich skorzystać wynikają z przepisów z zakresu ochrony danych osobowych (RODO i przepisów krajowych). To, z którego uprawnienia będzie można skorzystać zależeć będzie w szczególności od podstawy prawnej i celu przetwarzania danych i będzie przedmiotem rozstrzygnięcia przez Administratora w ramach rozpatrywania ewentualnego wniosku o skorzystanie, z któregoś z w/w praw.

X. PRAWO DO COFNIĘCIA ZGODY
W przypadkach, gdy do przetwarzania danych osobowych konieczne jest uprzednie wyrażenie zgody na przetwarzanie – w każdym momencie można skorzystać z prawa do wycofania takiej zgody. Wycofanie zgody skutkuje brakiem możliwości dalszego przetwarzanie danych osobowych w zakresie i celu określonym w uprzedniej zgodzie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Dla celów dowodowych prosimy o wycofywanie zgód drogą pisemną lub elektroniczną.

XI. PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO
W razie stwierdzenia, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dane kontaktowe organu nadzorczego: Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tel.: 22-531-03-00).